Переходя к самой утилитарному, но от этого не менее захватывающему разделу, мы начнем с начала — с составления плана работы. Именно он как ничто другое сполна может помочь ощутить материальность времени и спланировать работу над проектом. Или, по крайней мере, попытаться спланировать…
Один из самых наглядных форматов плана работы — диаграмма Ганта. Это визуальный график проекта, отображающий процессы в виде таблицы с разделением на этапы и назначенными исполнителями. Она представляет собой диаграмму с двумя осями: по вертикали — список задач, по горизонтали — сроки выполнения. Прелесть диаграммы Ганта в том, во-первых, она позволяет увидеть весь масштаб работы; во-вторых, помогает разбить большие задачи на более мелкие; и в-третьих, позволяет выявить параллельные процессы.
Так например, выглядела моя диаграмма Ганта на этапе планирования выставки-события как участницы арт-группы «Будет сад» в рамках моего диплома. Выставка изначально планировалась на период от 3 до 5 дней как сайт-специфичный проект в пространстве ЦТИ «Фабрика».
… Но это был идеальный план. В итоге реальный план подготовки выставки был приблизительно таким:
Иными словами, тайм-менеджмент поражение. Рефлексия этого опыта совпала с периодом написания этого раздела. Для себя я выявила несколько проблем, повлиявших на смещение сроков подготовки: ● Недостаточный опыт продюсирование самостоятельных проектов; ● Медленное исследование и отложенное решение практических вопросов монтажа и реализации; ● Оторванное от реальности представление о времени, необходимом на каждый этап работы.
Чтобы разобраться самой и помочь вам найти способы планирования работы над выставкой я обратилась к Ульяне Моисеевой — независимому куратору, выпускнице магистратуры «Практики кураторства в современном искусстве», выставочному продюсеру Галереи Школы дищайна. Она стала консультантом этого раздела
Календарный план работы над выставкой
Какими бы радикальными ни были ваши материалы и концепции, в конечном итоге они подчиняются законам физики, экономики и права. Мы остановимся на основных этапах подготовки, которые позволят вам оценить собственные возможности и узнать нюансы организации выставки.
Даже если выставка делается «без бюджета» на чистом энтузиазме, она имеет свою стоимость. Понимание реальных затрат поможет вам реалистично оценить свои силы, понять, где можно сэкономить, а где этого делать категорически нельзя.
Каждый раз работы над выставкой начинается с планирования: мы определяем задачи, которые предстоит решить, фиксируем сроки и оцениваем потенциальные риски.
Для начала стоит определиться с общим списком задач и распределить их на этапы производства выставки. Независимо от институции, где вы реализовываете проект, его производство будет состоять из следующих этапов, которые подробнее мы рассмотрим в следующих частях:
Экспозиция
Работа над экспозицией начинается с создания развёртки — схемы размещения работ в пространстве. На этом этапе определяется состав выставки, расположение произведений, технические детали и необходимые конструкции.
Развёртка позволяет заранее выявить большинство производственных задач: понять, какое оборудование потребуется, где будут находиться точки подключения, какие типы креплений использовать и какие монтажные работы необходимо предусмотреть.
Как сделать развертку?
● Замерьте стены: Измерьте длину каждой стены по периметру и высоту потолка. Не забудьте отметить точное расположение и размеры дверей, окон, розеток и выключателей. ● Выберите масштаб: Для ручного чертежа удобен масштаб 1÷ 20 или 1÷ 50 (например, 1 см на бумаге = 20 см в реальности). ● Начертите плоскости: Изобразите все четыре стены одну за другой в виде прямоугольников, выстроенных в ряд. ● Нанесите детали: Отметьте на получившихся прямоугольниках проемы, розетки, выводы под светильники и мебель, которая будет стоять вплотную к стене. ● Добавьте высоты: Сделайте выноски (линии с отметками), указав уровень пола, потолка, а также высоты расположения розеток и мебели.Для создания развертки можно использовать как AutoCAD и SketchUp, так и более базовые и знакомые вам инструменты — Adobe Illustarator или Figma, выбрав за единицу измерения пиксели.
Последовательность работы
Определить состав работ
Сформируйте финальный список произведений, которые войдут в экспозицию.Собрать технические данные
Уточните размеры работ:● плоские объекты — ширина × высота; ● объёмные объекты — ширина × высота × глубина.
Для медиаработ дополнительно зафиксируйте требования к оборудованию и форматам воспроизведения.
Определить технические требования
Для каждой работы необходимо понять:● требуется ли электричество;
● нужен ли интернет;
● необходим ли звук;
● есть ли особые требования к освещению или затемнению пространства.
Разместить работы в пространстве
Определите положение каждого объекта в экспозиции с учётом логики маршрута, особенностей помещения и технических ограничений.Проставить привязки
Зафиксируйте расстояния от работ до стен, углов, дверных проёмов и других ориентиров. Это позволит избежать монтажа «на глаз» и ускорит процесс.Определить способы крепления
Для каждой работы необходимо заранее выбрать тип крепления и проверить его соответствие материалу стены, весу объекта и требованиям безопасности.Чек-лист составления экспозиции
● Состав работ утверждён ● Размеры всех объектов собраны ● Технические требования определены ● Работы размещены на развёртке ● Проставлены монтажные привязки ● Выбраны способы крепления ● Составлен перечень необходимого оборудования
Айдентика
После утверждения экспозиции можно переходить к разработке айдентики выставки. На этом этапе определяется визуальный язык проекта и состав всех носителей, которые понадобятся.
К носителям могут относиться:
● афиши; публикации для социальных сетей; ●пригласительные; ●этикетки; ●экспликации; ●позальные тексты; ●навигация; ●баннеры и другие элементы оформления пространства.
Полный перечень носителей помогает заранее рассчитать бюджет, подготовить техническое задание и избежать срочных доработок перед открытием выставки.
Последовательность работы
Определить перечень носителей
Составьте список всех печатных и цифровых материалов, которые потребуются проекту.Подготовить бриф
Соберите информацию о проекте, визуальные материалы и референсы для разработки айдентики.Составить техническое задание
Определите перечень носителей, сроки подготовки макетов и требования к производству.Подготовить материалы для вёрстки
Соберите тексты, изображения работ, логотипы партнёров и другие материалы, необходимые дизайнеру.Проверить макеты
Перед отправкой в производство внимательно проверьте все тексты, даты, имена участников и технические параметры носителей.Передать материалы в производство
После согласования макетов отправьте их в печать или подготовьте к публикации в социальных сетях.Чек-лист составления экспозиции
●Составлен перечень носителей ●Подготовлен бриф ●Составлено техническое задание ●Собраны материалы для вёрстки ●Макеты согласованы ●Носители отправлены в производство ●Расположение печатных носителей учтено на развёртке
Подробно на работе с айдентикой, подготовке технического задания и особенности различных носителей мы остановимся в следующий раз.
Монтаж
Монтаж — этап реализации проекта в пространстве. Для планирования монтажа важно заранее определить исполнителей, объём работ, необходимый инструмент и продолжительность монтажного периода.
Последовательность работы
Определить исполнителей
Решите, будете ли вы выполнять монтаж самостоятельно или привлекать профессиональную монтажную команду. Навыки самостоятельного монтажа регулярно пригождаются художникам в практике, поэтому полезно понимать основные принципы развески, освещения и крепления работ.Оценить объём работ
На основе развёртки определите количество объектов, необходимых конструкций, единиц техники и монтажных операций.Составить техническое задание
Зафиксируйте последовательность монтажных работ, точки размещения объектов, типы креплений и особенности установки каждой работы.Подготовить оборудование и материалы
Проверьте наличие техники, инструментов, расходных материалов и крепежа.Согласовать график работ
Уточните сроки доступа к площадке, режим работы пространства и возможные ограничения по времени монтажа.Заложить резерв времени
Практически любой монтаж требует корректировок на месте, поэтому часть времени должна оставаться на непредвиденные задачи.Чек-лист планирования монтажа
● Определены исполнители монтажа
● Рассчитан объём монтажных работ
● Подготовлено техническое задание
● Проверено оборудование
● Подготовлены инструменты и расходные материалы
● Согласован график монтажа
● Рассчитано необходимое количество смен
● Заложен резерв времени на доработки
После определения всех этапов подготовки можно переходить к составлению календарного плана работ, который позволит распределить задачи по срокам и контролировать ход производства выставки.
Адаптация диаграммы Ганта может выглядить так:
После составления роадмэпа (дорожной карты), стоит приступить к планированию бюджета.
Структура бюджета и планирование расходов
После того как определены состав выставки, экспозиция и график работ, можно переходить к составлению бюджета. На этом этапе важно не только рассчитать расходы, но и понять, какие производственные решения будут влиять на стоимость проекта и как.
Структура бюджета и планирование расходов
Базовые статьи расходов, которые нужно учесть в смете: ● Производство работ ● Логистика ● Монтаж ● Дизайн и полиграфия
Производство работ
К этой статье относятся расходы, связанные с изготовлением произведений и подготовкой их к экспонированию: печать фотографий, закупка материалов, оформление работ и изготовление конструкций. Что необходимо сделать, что понять, сколько денег необходимо для производства работ?
Определить способ производства работ
Необходимо понять, какие работы будут производиться самостоятельно, а какие потребуют привлечения подрядчиков.Составить перечень материалов
Для каждого произведения следует определить необходимые материалы и рассчитать их количество с небольшим запасом.Рассчитать стоимость производства
На этом этапе формируется предварительная смета и определяется круг подрядчиков.Подготовить файлы для производства
Если проект предполагает печать, необходимо заранее подготовить файлы в соответствии с техническими требованиями подрядчика.Определить способ оформления работ
Для фотографий и графики необходимо заранее решить вопросы багета, паспарту и остекления.Подготовить упаковку для транспортировки
Способ упаковки лучше определить до начала производства, особенно если работы будут перевозиться сразу после изготовления.Печать фотографий и полиграфической продукции
Перед заказом печати важно определить материал, на котором будет выполнена работа. Лучше заранее посетить фотолабораторию, посмотреть образцы и выбрать подходящий вариант. Бумага — хрупкий материал: на ней легко появляются заломы, царапины и другие повреждения, поэтому готовые отпечатки необходимо сразу упаковывать для транспортировки.
Студенты Школы дизайна могут воспользоваться препрессом, что позволяет существенно сократить расходы на производство. Если необходима срочная печать в Москве, может выручить круглосуточная типография, но срочная печать всегда стоит дороже. Подробнее о подготовке файлов к печати, работе с препрессом, взаимодействии с подрядчиками и производстве печатных носителей читайте в разделе 4.2 «Дизайн».
Материалы
Стоимость материалов зависит от медиума. На этапе подготовки рекомендуется составить подробную ведомость закупок, указав необходимое количество, стоимость и место покупки.
При производстве инсталляций материалы часто приобретаются с рук. В этом случае необходимо учитывать не только стоимость покупки, но и расходы на доставку, грузчиков и хранение.
Оформление работ
К оформлению относятся багет, паспарту и остекление. Для расчёта стоимости багетной мастерской обычно достаточно размеров работы и референса желаемого оформления.
Логистика
Логистика включает упаковку, перевозку и хранение работ. Даже качественно произведенная работа может быть повреждена при транспортировке, поэтому способ упаковки необходимо продумать заранее.
Определить способ перевозки Самостоятельная перевозка, курьерская служба, грузовой транспорт или специализированная перевозка искусства. Рассчитать логистические расходы При необходимости в смету включаются транспорт, услуги грузчиков и временное хранение работ. Подготовить упаковку Тип упаковки зависит от медиума и степени хрупкости объекта. Подробнее о способах упаковки различных медиумов и подготовке работ к перевозке читайте в разделе 4.3 «Монтаж». Подготовить инструкции по сборке Для сложных объектов и инсталляций рекомендуется заранее подготовить схемы сборки и маркировку элементов.
Монтаж и оборудование
К этой статье относятся расходы на монтажные работы, крепёжные элементы, расходные материалы, инструменты, аренду техники и её обслуживание.
Монтажная команда Если монтаж выполняется силами подрядчиков, в смету необходимо заложить стоимость монтажных работ. Как правило, работа монтажников оплачивается посменно. Продолжительность смены составляет 8 часов, а стоимость начинается примерно от 5 000 рублей за человека за смену.
Для получения расчёта обычно требуется техническое задание, в котором указываются: развёртка экспозиции; размеры работ; типы креплений; перечень монтажных операций; список оборудования; необходимость постройки конструкций; малярные работы; подключение техники. Чем подробнее составлено техническое задание, тем точнее будет расчёт стоимости монтажных работ.
Крепёж и расходные материалы В смету следует включить: саморезы; дюбели; анкеры; леску; тросовые подвесы; скотч; стяжки; строительные материалы; краску; расходные материалы для электроинструмента. Даже при самостоятельном монтаже эта статья расходов может оказаться существенной.
Аренда проекторов
Перед арендой необходимо определить место размещения проектора и уровень освещённости пространства.По фокусному расстоянию проекторы делятся на: ●обычные; ●короткофокусные; ●ультракороткофокусные. По источнику света: ●ламповые; ●лазерные.
По яркости: ●до 3000 люмен — тёмные помещения; ●3000–5000 люмен — частично затемнённые пространства; ●более 5000 люмен — светлые выставочные залы. Для большинства выставочных проектов подходят короткофокусные проекторы яркостью 3000–5000 люмен.
Аренда звукового оборудования
Перед заказом оборудования необходимо определить задачу: видеоинсталляция, лекция, перформанс или музыкальное событие. Чаще всего используются: ●колонки; ●микшер; ●микрофоны; ●стойки; ●кабели и переходники;
Перед мероприятием рекомендуется провести тестирование всей системы и проверить уровень громкости в пространстве.
Студенты Школы дизайна могут обратиться за консультацией к студентам профиля «Саунд-арт»: они часто могут помочь с подбором и настройкой оборудования.
Дизайн и полиграфия
Составить перечень носителей
Необходимо определить полный список печатных материалов проекта.Рассчитать объёмы производства
Уточнить размеры, тираж и материалы.Получить расчёт стоимости
Запросить смету у типографии или подрядчика.Проверить тестовые образцы
При необходимости выполнить цветопробу или тестовую печать.Основные статьи расходов
●оплата услуг дизайнера; ●печать полиграфии;Студенты Школы дизайна также могут использовать возможности препресса для производства части печатной продукции. Однако некоторые виды работ, например изготовление оракала, потребуют обращения в сторонние типографии.
Где взять деньги?
Даже небольшой выставочный проект требует бюджета. В зависимости от масштаба выставки источников финансирования может быть несколько. На практике чаще всего используются собственные средства, грантовая поддержка и ресурсы принимающей площадки.
Собственные средства
Самый распространённый источник финансирования студенческих и независимых проектов. Даже если выставка реализуется при поддержке институции, часть расходов часто остаётся на стороне художника или куратора. Собственные средства обычно используются для: производства работ; оформления произведений; транспортировки; закупки расходных материалов; непредвиденных расходов.
Гранты и опен-коллы
Грантовые программы позволяют частично или полностью покрыть расходы на реализацию проекта. Как правило, для участия необходимо подготовить описание проекта, визуальные материалы, смету и календарный план. Студентам Школы дизайна стоит следить за внутренними конкурсами и программами поддержки. Например, ежегодно Фонд Сфера проводит конкурс проектов для студентов Школы дизайна. Размер гранта составляет 100 000 рублей. Для участия необходимо подать проект на конкурс. Информация о начале приёма заявок обычно направляется учебным кураторам.
Дополнительную поддержку можно получить через профильные институции и фонды. Например, с предложением о сотрудничестве можно обратиться в фонд поддержки современного искусства Лещук Фонд, подготовив презентацию проекта и краткое описание предполагаемого формата сотрудничества.
Поддержка площадки
Некоторые выставочные пространства готовы частично участвовать в производстве проекта и брать на себя часть расходов. Поддержка может включать: ● предоставление выставочного пространства; ● базовое техническое оборудование; ● проекторы и телевизоры; ● световое оборудование; ● печать афиш и навигации; ● помощь в монтаже; ● информационную поддержку проекта. О возможностях площадки лучше договариваться заранее, ещё на этапе подготовки бюджета. Это позволит избежать перерасходов и точнее рассчитать необходимое финансирование.
